過去參與企業內部調查、協助檢視內控制度與法遵機制的過程中,經常會發現一個現象:
很多企業的問題,並非完全沒有制度,而是企業持續成長後,原有制度早已無法因應現在的組織規模,卻未曾被重新檢視。
而這類情形,也確實反映在一陣子就會見報的企業「不祥事」中。
從業務侵占、採購舞弊、帳務異常、虛報費用,到內部人長期挪用款項,實務上其實並不少見。
甚至有些案件,在事件爆發前,其實早已有跡可循。
例如:
・重要款項長期由同一人經手
・採購與核銷流程缺乏交叉覆核
・主管過度信任特定資深員工
・海外據點與總部的資訊落差
・公司規模快速成長,但制度未同步調整
很多時候,問題並非出在市場或產品本身,而是在企業持續成長的過程中,原有的管理機制與控制流程,已逐漸無法支撐現在的組織運作。
而實務上,很多企業都是在真正發生問題後,才第一次全面回頭檢視既有制度與流程。
而一旦事件真正發生,影響的往往不只是金錢損失而已。
實務上,還可能連帶影響:
・員工信任
・客戶關係
・銀行往來
・投資人評價
・企業品牌與聲譽
在部分情況下,甚至可能影響融資、投資或後續交易安排。
事件發生後,無論是協助企業進行法律責任釐清、陪同內部調查、與員工協商、擬定還款方案、追討損害等,很多時候都已經屬於「事後處理」。
是以,近年也越來越多企業,開始重新檢視:
・既有流程是否仍符合目前營運模式
・重要權限是否過度集中
・跨部門覆核機制是否足夠
・海外據點與總部間資訊是否透明
・主管與員工是否具備基本法遵意識
當然,並非每間企業都需要完整的法遵部門或獨立稽核單位。
但從企業經營的角度而言,定期盤點流程、重新檢視內控制度、針對重要事項建立確認與覆核機制,很多時候其實是在降低未來更大的經營成本與風險。
「法遵與內控」很多時候並不是成本,而是企業治理的一部分。
對企業而言,其真正價值並不在於避免一次違規,而是在組織持續成長的過程中,建立一套能夠支撐長期發展的管理機制。
因此,這從來不只是金融業或上市櫃公司的課題,而是所有企業在成長過程中都值得思考的議題。
許多企業問題真正浮現時,往往已經造成損失;而治理與內控的價值,正是在問題發生之前,及早發現並降低風險。
*編按:「不祥事」為日文常見用語,泛指企業或組織內部發生之醜聞、違規或重大失誤事件,例如業務侵占、財務造假、資料竄改等。

